Создание электронных архивов

«Архив» — это система управления электронным архивом документов, обеспечивающая создание, ведение и управление архивом электронных (сканированных) документов, которая поможет организовать электронный архив в любой организации, перевести документацию в электронный вид и эффективно управлять ею.

Система «Архив», разработана на основе инструментального программного обеспечения «КОМДИВ» и предназначена для ведения электронных архивов различных документов, что обеспечивает пользователю переход на безбумажную технологию и отказ от бумажных носителей.

Основные возможности системы «Архив»:

эффективное управление подготовкой, размещением и обработкой документов в организованном архиве;
управление всем хранилищем документов с автоматизированного рабочего места в соответствии с ролевым доступом.

Работа со структурой архива

Система «Архив» предоставляет широкие возможности по формированию и оперативному управлению структурой электронного архива:

настройка иерархического справочника типов документов, предназначенных для хранения в системе «Архив»;
проектирование карточек для каждого типа документов;
создание структуры любой вложенности (без ограничений на количество папок, карточек и подкарточек), или создание нескольких различных структур;
изменение иерархической структуры электронного архива (создание, измение, удаление папок, карточек и подкарточек);
просмотр файлов в структуре электронного архива;
поиск документов по сформированным в системе запросам.

Работа с атрибутами

Для организации поиска и оперативной работы с документами различных форматов в системе для каждого документа создается карточка документа, содержащая атрибуты документа. Набор атрибутов документа представляет собой описательные данные документа (или документов) или его метаданные.

Работа с карточкой документа

Карточка документа является основным элементов архивной системы. Работа с карточкой включает в себя:

добавление необходимых атрибутов путем простого внесения атрибутов из списка имеющихся в системе;
ввод и редактирование значений атрибутов;
прикрепление к карточке образов документов;
просмотр, удаление и редактирование документов в их родном приложении;
сканирование документа с последующим его прикреплением к текущей карточке.

Поиск данных

В системе «Архив» доступно три варианта поиска данных:

поиск по атрибутам;
поиск по описаниям;
полный поиск (по описанию и атрибутам).

Система «Архив» предоставляет также дополнительные поисковые возможности в клиентском приложении:

контекстный поиск по логическим связкам «и» и «или»;
сохранение поисковых запросов в библиотеке запросов;
экспорт результатов поиска в MS Excel;
настройки формы показа результатов поиска.

Поточный ввод документов

Модуль поточного ввода (опция находится в стадии разработки) предназначен для ускорения ввода в систему «Архив» большого числа типовых документов.

Модуль поточного ввода позволяет в одном интерфейсе сканировать документы, просматривать их содержимое, создавать для них карточки, а также вводить необходимые атрибуты:

потоковое сканирование документов с помощью документного или планшетного сканера;
быстрое создание карточки;
автоматическое заполнение основных атрибутов карточки.

Система безопасности

Модуль разграничения доступа предназначен для формирования структуры пользователей архивной системы, а также для назначения прав доступа к функциям и частям архива.

Экономия офисного пространства:

использование цифровых носителей данных вместо реальной физической площади;
легкое управление перемещением документов при постоянно изменяющейся структуре хранилища;
упрощенное аварийное восстановление данных;
хранение документов в широком наборе электронных форматов.