Планирование и контроль организационно-управленческих процедур, обеспечивающих исполнение обязательств Заказчика системы по бюджетному финансированию НИОКР осуществляется с использованием функционала компонента «Автоматизированная подготовка «Плана-графика закупок товаров, работ, услуг для обеспечения федеральных нужд на 20__ финансовый год».

Автоматизированная подготовка «Плана-графика закупок»

При этом обеспечивается автоматизированная подготовка «Плана-графика закупок товаров, работ, услуг для обеспечения федеральных нужд на 20__ финансовый год»  в соответствии с требованиями и формой, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 05.06.2015 № 553 и обеспечение перевода плана в структурированный вид для размещения в Единой информационной системе в сфере закупок (на Официальном сайте Российской Федерации в сети Интернет для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг).

Функции

Формирование плана-графика в структурированном виде для загрузки на сайт zakupki.gov.ru
Результат выгрузки Плана-графика в XML формате будет располагаться в файле «План-график_2015_11_17.xml», расположенном в папке Export.

Название файла формируется с указанием текущей даты выгрузки, а если было несколько попыток выгрузки за текущую дату, то в названии файла после даты указывается номер выгрузки.

Формирование шаблонов протоколов заседаний комиссий по закупкам

Формирование шаблонов протоколов заседаний комиссий по закупкам с возможностью их взаимосвязи с приказами № 1,2 Закзачика и документацией о закупках

Начало работ по прохождению конкурсных процедур – заполнение данных в приказ об организации и проведении конкурсов на право заключения государственных контрактов.

Общий функционал

• Автоматизированная подготовка по шаблонам документов
• Приказы о назначении
• Комплект конкурсной документации
• Утверждение конкурсной документации
• Формирование лотов
• Публикация конкурсной документации на сайте Министерства
• Сбор заявок Потенциальных Исполнители закупок.
• Фиксация заявок
• Обеспечение процедуры «вскрытия конвертов». В назначенную «Дату вскрытия конвертов» секретарь конкурсной комиссии (комиссия назначена на этапе утверждения приказа о конкурсе) вносит дополнительные данные по представленным Исполнителями документам.
• Регистрация результатов работы комиссии по выбору победителя
• Автоматизированное формирование документов:
• «Протокол вскрытия конвертов»
• «Протокол оценки участников».

Формирование шаблонов документов о закупках

Внедрение компонентов сопровождения деятельности по планированию, обеспечению и мониторингу программ сопровождается подготовкой, согласованием, утверждением большого числа различных рабочих, финансовых и отчетных документов.

Основной особенностью информационных систем на базе инструментального комплекса Комдив является создание комплектов шаблонов документов , используемых пользователями  в ходе выполнении рабочих процессов.
В ходе создания заказных систем сформированы шаблоны документов о закупках.

Шаблоны созданы отдельно для каждого вида закупок и отдельно для работ, услуг, поставки товаров, а также для субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций.

 Формирование и заполнение шаблона конкурсной документации в формате MS Word

Формирование и заполнение шаблона конкурсной документации, выгруженной из ИАС «ИНКОР» в формате MS Word.
Функциональность разработки шаблонов может быть проиллюстрирована на примере комплекта документов для сопровождения госпрограмм. из базы данных формируются документы с автоматизированным заполнением типовых полей. Для выгрузки данных и использования сведений в документах и разрабатываются соответствующие шаблоны. Как правило рабочий документ, для которого создается шаблон делится на части, они последовательно разрабатываются при его создании. Например в конкурсной документации выделяются следующие шаги и разделы документов:

• Выгрузка шаблона КД с настройками формата выгрузки
• Заполнение шаблона
• Заполнение областей титульного листа и содержания.
• Заполнение областей Раздела I. Инструкция участникам размещения заказа
• Заполнение областей Раздела II. Информационная карта конкурса
• Наименование заказчика, контактная информация
• Место, условия и сроки (периоды) выполнения работ
• Начальная (максимальная) цена государственного контракта (цена лота)
• Источник финансирования. Форма оплаты, сроки и порядок оплаты.
• Обязательные требования к участникам размещения заказа
• Преимущества
• Дата начала и дата окончания срока предоставления разъяснений положений конкурсной документации
• Требования по составу документов, входящих в состав заявки на участие в конкурсе
• Требования к описанию выполняемых работ (количественных и качественных характеристик)
• Дата и время начала и окончания срока подачи заявок на участие в конкурсе
• Порядок и место подачи заявок на участие в конкурсе (адрес)
• Размер обеспечения заявок на участие в конкурсе и Реквизиты для перечисления обеспечения заявок на участие в конкурсеи
• Дата и время вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к заявкам на участие в конкурсе, поданным в форме электронных документов
• Критерии оценки заявок на участие в конкурсе
• Содержание, значимость критериев, порядок оценки заявок на участие в конкурсе
• Размер обеспечения исполнения государственного контракта
• Размер обеспечения исполнения государственного контракта

При подготовке и создании шаблонов  применяются различные приемы

Выделение цветом в шаблоне КД областей

Выгруженный из системы шаблон документа из пакета конкурсной документации имеет две области.

— Область в квадратных скобках, выделенная цветом – область, разрешенная для внесения изменений.
— Область не выделенная цветом — не подлежит изменению – защищенная от внесения изменений.

Дальнейшая обработка достаточно кропотливый процесс, по внесению в типовой текст содержательных особенностей конкретного конкурса. Однако предложенный подход направлен на то, чтобы исключить возможность нарушения ФИНАНСОВЫХ и ПЛАНОВЫХ показателей работ. И подход с этой задачей справляется.

На рисунке приведен фрагмент инструкции информационного администратора, для итогового редактирования шаблона рабочего документа, генерируемого на основании данных , взятых из базы.

Фрагмент инструкции по настройке шаблонов документов для рабочих процессов, использующих данные из системы

Формирование приказов об организации и проведении конкурсов на право заключения государственных контрактов

В обычной практике формирование  документов из комплектов обеспечивающих проведение конкурсной процедур осуществляется с использованием средств систем электронного документооборота. Этот подход работает.

Однако, исключение возможных ошибок, запрет проведения  правок в финансовой и плановой информации без актуализации сведений в базе данных возможен только при использовании варианта генерации соответствующих разделов документов с использованием зон, в которых редактирование запрещено.

Так при подготовке приказе  об организации и проведении конкурсов на право заключения государственных контрактов такими точками проверок , защищенными полями ( разделами ) являются

• Проверка наличия Приказа №1 в базе данных ИНКОР об утверждении темы мероприятия в перечне года проведения конкурса
• Проверка наличия темы мероприятия Форма создания и редактирования нового Приказа
• Генерация формы создания и редактирования нового Приказа.
• Конкурсы по приказам
• Пункты приказа
• Порядок работы комиссии
• Состав комиссии
• Основная форма нового Приказа
• Заполнение формы
  • год проведения конкурса, который ставится текущим годом по умолчанию и при необходимости корректировки выбирается из выпадающего списка
  • тип размещение заказа, который по умолчанию ставится «Открытый конкурс» и при необходимости корректировки выбирается из списка
  • статус состояния приказа «Проект».
  • программа ФЦП, которая выбирается из списка
  • подпрограмма ФЦП, которая выбирается из списка
  • вид расходов, который выбирается из списка
  • департамент, формирующий Приказ, который выбирается из списка
  • сведения о принадлежности конкурса к субъектам малого предпринимательства.
    — представитель заказчика, который выбирается из списка
  • ФИО должностного лица, которое будет подписывать приказ и выбирается из списка.
• Генерация отчета

• Формирование конкурсной комиссии

Формирование отчета «Сведения об определении поставщиков для обеспечения государственных нужд…»

В организациях при мониторинге данные о поставщиках могут использоваться отчеты. дающие представления о поставщиках, закупках. Подготовка отчетных материалов на основе первичных данных из базы  дает возможность получать для принятия решений объективную информацию.

«Сведения об определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для обеспечения государственных нужд за январь — _____ 201_ года»

В библиотеку информационных объектов,процедур и форм включен вариант такого отчета, и есть инструменты настройки для учета специфики деятельности других Заказчиков.

Форма ввода данных «Сведения о закупках»

При работе с отчетами ответственный исполнитель выполняет стандартные шаги для получения данных и формирования отчета

• Выбор в панели инструментов кнопки «Просмотр в виде перекрестной таблицы для анализа»
• Создание новой
• Применение сохраненной перекрестной аналитической таблицы
• Настройка группировок, фильтров, сортировок для выполнения оценок и анализа данных .