Общая схема организации проектных работ компании

Выполнение работ по проектам производится в соответствии с планированием этапов и ресурсов, контролем требований и изменений, с учетом методических рекомендаций федеральных ведомств и методологии PMI/PMBOK.

Набор процессов по руководству и управлению проектом состоит из следующих элементов:

Планирование – подготовка планов и расстановка приоритетов по выполняемым работам, разработка процессов, необходимых для достижения результатов в соответствии с требованиями Заказчика и системой менеджмента качества Исполнителя;
Управление ресурсами – оценка и распределение ресурсов, необходимых для выполнения задач;
Управление рисками – анализ и мониторинг рисков для уменьшения их возможного влияния на успешность проекта;
Управление содержанием– формулировка, разработка описания, проверка и контроль содержания проекта;
Управление сроками – процессы, обеспечивающие своевременное исполнение проекта;
Управление документацией – разработка и применение процедур идентификации, хранения, защиты, восстановления и изъятия документов;
Управление персоналом – управление проектной командой, включая ее планирование, набор и развитие;
Управление коммуникациями – своевременная генерация, сбор, хранение и распространение информации проекта между его участниками;
Управление качеством – эффективное управление и контроль качества результатов проекта для определения их соответствия принятым стандартам;
Управление изменениями – оценка, планирование и контроль возникающих изменений проектных условий (в т.ч. изменений требований);
Отчетность – координация взаимодействия между проектной командой Исполнителя и участвующими в проекте лицами со стороны Заказчика, периодическая регламентированная подготовка отчетности о состоянии работ.

Реализация процессов осуществляется с использованием ряда инструментальных средств, доступ к которым получают представители Заказчика, исполнителя и подрядчиков в соответствии с согласованной моделью прав и полномочий.

Планируются и разрабатываются процессы, необходимые для обеспечения жизненного цикла решения. При планировании процессов жизненного цикла решения устанавливаются:

исходные данные для формирования требований к решению (характеристика объекта автоматизации, описание требований к решению, ограничения допустимых затрат на разработку, ввод в действие и эксплуатацию, ожидаемый эффект от внедрения, условия создания и функционирования решения);
потребность в разработке процессов, документов, в обеспечении ресурсами;
необходимая деятельность по верификации и валидации, мониторингу, контролю, критерии приемки решения;
специальные условия и требования к решению на различных стадиях проекта.

Обеспечивается и поддерживается в рабочем состоянии инфраструктура, необходимая для достижения соответствия требованиям к решению. Для этого:

обеспечивается должный уровень рабочего пространства и связанных с ним средств труда;
поставляется необходимое оборудование, устанавливается соответствующее программное обеспечение;
поддерживаются на должном уровне средства обеспечения, например, средства связи;
контролируется фактическое использование ресурсов, по результатам контроля принимаются соответствующие меры.

Снижается возможность наступления рисков и негативного воздействия на ход проекта за счет управления внешними, техническими и организационно-управленческими рисками. Для этого:

определяются и документируются характеристики рисков, способных повлиять на проект и расставляются их приоритеты;
проводится качественный анализ рисков с целью определения вероятности их наступления;
проводится количественный анализ рисков, потенциально или существенным образом влияющих на результаты и цели проекта, для оценки эффекта таких рисков;
разрабатываются стратегии реагирования на риск с целью увеличения благоприятных и уменьшения неблагоприятных его последствий.

Определяются четкие цели и задачи, допущения и ограничения проекта, контролируются границы содержания проекта и работы, направленные на успешное выполнение и завершение проекта. Для этого уточняются:

требования к проекту, ограничения и допущения;
границы проекта;
основные результаты;
состав работ;
критерии приемки продукта;
первоначальная организация проекта;
изначально сформулированные риски;
контрольные события плана;
ограничения финансирования;
сметная стоимость;
спецификация.

Контролируется выполнение процессов, обеспечивающих своевременное исполнение проекта. Для этого:

определяется состав операций, с декомпозицией до элементарных работ для составления смет, планирования сроков выполнения и контроля проектных работ;
оцениваются различные виды ресурсов, их необходимое количество и сроки, в которые ресурсы будут доступны;
определяются даты начала и окончания каждой операции проекта, разрабатывается расписание, расставляются контрольные точки.

Для определения необходимых средств управления разрабатывается документированная процедура, предусматривающая:

создание и корректировку документов, требуемых при создании решения;
проверку документов на соответствие требованиям Заказчика и системе менеджмента качества Исполнителя до их выпуска;
анализ, актуализацию, повторное утверждение документов по мере необходимости;
обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
управление версиями документов;
обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой.

Обеспечивается компетентность персонала, выполняющего работу по проекту. Для этого:

определяется организационная структура проекта, соответствующая его особенностям и потребностям, включая описание ролей в проекте, полномочий и ответственности;
определяются необходимые навыки, опыт, образование и подготовка для персонала, задействованного в проекте;
обеспечивается необходимая подготовка, обучение, повышение квалификации персонала, развиваются индивидуальные и командные навыки и способности повысить эффективность исполнения проекта;
обеспечивается осведомленность персонала об актуальности и важности его деятельности и вкладе в достижение целей, координируются изменения, направленные на повышение эффективности исполнения проекта, обеспечивается обратная связь

Обеспечиваются гарантии своевременных процессов генерации, сбора, хранения и распространения информации проекта между его участниками. Для этого:

определяются информационные и коммуникационные нужды заинтересованных лиц, уровень заинтересованности, степень влияния в проекте, необходимая для передачи другим лицам информация;
обеспечивается своевременный доступ участников проекта к нужной им информации;
обеспечивается реагирование на любые запросы информации;
ведется отчетность по исполнению плана работ, участникам проекта предоставляется необходимая информация.

Определяются стандарты качества, применимые к проекту, и меры для их достижения. Для этого:

проводятся спланированные систематические действия в рамках системы качества, например, аудит для обеспечения участия в проекте необходимых процессов; определяются критерии, область применения, частота и методы аудитов с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих проверок;
контролируются результаты процессов и проекта в целом для определения их соответствия принятым стандартам качества.

Изменения проекта и разработки идентифицируются и поддерживаются в рабочем состоянии. Изменения анализируются, верифицируются и подтверждаются соответствующим образом, а также согласуются с Заказчиком до вынесения. Анализ изменений проекта и разработки включает оценку влияния изменений на составные части и уже поставленную продукцию.

Проводится постоянная координация взаимодействия проектной команды Исполнителя с Заказчиком.

Исполнителем подготавливаются отчеты о текущем состоянии, содержании, сроках и качестве работ.